Kegiatan Komunikasi Dalam Perusahaan

A.   Kegiatan Komunikasi Dalam Perusahaan

Setiap organisasi pasti memiliki hierarchie/tingkatan yang mengakibatkan komunikasi di dalamnya.semua ini mengakibatkan terhadap penyelenggaraan komunikasi yang juga mempengaruhi hubungan antar manusia didalam dan diluar perusahaan. Apabila suatu pihak kegiatan komunikasi menjadi suatu mekanisme sosialisasi, integrasi, dan peningkatan kerjasama, maka pada pihak lain kegiatan itu merupakan pencerminan dari situasi sosialisasi dan kerjasama yang dimaksud. Kegiatan komunikasi mempunyai dua aspek, yaitu aspek aktif yang berupa kegiatan yang bertujuan mempengaruhi situasi dan dapat mengubahnya, dan aspek pasif yang merupakan pencerminan situasi sosial yang memanfaatkan komunikasi tersebut. Komunikasi juga merupakan alat sosialisasi yang netral (bukan hanya dapat menimbulkan integrasi tetapi juga disintegrasi, dapat menimbulkan kerjasama tetapi juga pertentangan, dapat meningkatkan kerjasama internasional sebagai alat diplomasi, sebaliknya juga dapat menimbulkan awal sengketa atau peperangan). Oleh karena itu efek dari komunikasi tersebut tergantung dari maksud dan tujuan si penyampainya.

1.    Proses Komunikasi Dalam Perusahaan

·         Ide atau kejadian yang akan diberitakan,

·         Komunikator yang mengadakan kegiatan perumusan berita,

·         Pesan yang dirumuskan dan disalurkan,

·         Menginterpretasikan pesan, dan

·         Tujuan kegiatan pemberitahuan

2.    Hubungan Antar Manusia

Setiap lembaga bisnis haruslah dapat menciptakan hubungan kondusif, baik yang bersifat internal (bertujuan untuk mempertahankan integrasi secara psikologis maupun sosial, yang mempunyai efek meningkatnya tingkat produktivitas. Agar kepuasan, loyalitas, dan integrasi individu semakin baik, amat pentinglah bahwa dalam komunikasi antar manusia itu berlaku pengakuan eksistensi individu di dalam lingkungannya. Kita harus mengetahui kita harus memperhatikan orang lain) maupun eksternal (diperlukan karena pembelian terdapat pada pihak luar perusahaan yang mempunyai karakter dan kedudukan yang berbeda-beda, maka diperlukan pendekatan yang berbeda pula agar dapat mencapai orang tersebut).

Adakalanya strategi interpersonal kurang mencukupi tuntutan bisnis karena mempunyai target konsumen yang besar dengan segmentasi pasar yang secara geografis sangat luas dan tercerai-berai. Oleh karena itu strategi yang harus kita pakai adalah strategi komunikasi massa.

Komunikasi massa adalah proses dimana organisasi media memproduksi pesan-pesan dan mengirimkannya ke publik yang besar, dan melalui proses tersebut sejumlah pesan akan digunakan atau dikonsumsi oleh audiens. Sentral studi komunikasi massa adalah media. Bila dikatakan bahwa sistem media merupakan bagian dari sistem dalam konteks yang lebih besar, yaitu politik, ekonomi, dan institusi kekuasaan studi komunikasi massa juga mempelajari kaitan sistem-sistem tersebut dengan keberadaan dan fungsi media dalam masyarakat. Oleh studi komunikasi massa bersifat kompleks, analisis yang mendalam terhadap faktor-faktor terkait di seputar media dibutuhkan.

Hubungan masyarakat menjalankan fungsi dan tugas penerangan di dalam jajaran masing-masing. Penalarannya sebagai wahana komunikasi ke dalam (berusaha menyelenggarakan ke dalam tubuh organisasi) maupun keluar (memberikan informasi kepada masyarakat dan lingkungan). Penyelenggaraan ini berfungsi memfilterisasi, mengelola, dan menyajikan informasi yang diperlukan sehingga sesuai dengan kebutuhan komunikasi dari kelompok sasaran yang dituju. Mengelola dan menyaring masukan dari luar menyelenggarakan komunikasi yang sehat kepada masyarakat sehingga mereka mendukung dan menyetujui apa yang diharapkan.

Hubungan masyarakat disebut juga public relation dengan ruang lingkup kegiatan yang menyangkut baik individu keluar dan semua kegiatan diselenggarakan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing lembaga atau organisasi.

Tujuan hubungan yang harmonis dengan masyarakat adalah untuk menciptakan, membina, dan memelihara sikap budi yang meluangkan bagi lembaga atau organisasi di suatu pihak dan dengan public di lain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik.

3.    Komunikasi Untuk Menyelesaikan Masalah

Bertujuan untuk mempelajari kapan komunikasi tepat untuk berhubungan dengan masalah-masalah bisnis, untuk mempelajari bagaimana cara menciptakan suasana agar pertemuan-pertemuan dapat berhasil, untuk mempelajari bagaimana menyusun agenda rapat, untuk mempelajari bagaimana menyusun sebuah kelompok diskusi, untuk mempelajari yang bersifat sebagai pimpinan dan untuk mengetahui keadaan suatu kelompok)

Ini dimaksudkan untuk membantu meningkatkan kemampuan komunikator dalam memecahkan masalah ketika berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil. Suatu pertimbangan mengikuti langkah-langkah akan sangat membantu untuk meningkatkan pertemuan-pertemuan kelompok yaitu yakin akan metode yang digunakan, ciptakan suasana yang menyenangkan, rencanakan jadwal, susunan pembahasan, gunakan gaya kepemimpinan yang tepat, mengikuti perkembangan kelompok dan tindak lanjut setelah pertemuan.

Metode yang digunakan adalah penting untuk berhati-hati didalam menentukan pilihan metode untuk membuat keputusan. Yakin bahwa metode ini adalah yang terbaik untuk mencapai tujuan. Sewaktu-waktu rapat kelompok tidak diperlukan dan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien dengan langsung diputuskan atau menggunakan komunikasi tertulis. Banyak organisasi yang menggunakan metode kelompok secara luas untuk informasi komunikasi yang penting dan membuat keputusan-keputusan.

Ada keuntungan dan kerugian dalam metode kelompok. Alasan utama yang sering disebutkan untuk menggunakan metode-metode kelompok antara lain:

·         Keputusan yang berkualitas lebih baik,

·         Keputusan kelompok membuat perkembangan dukungan yang lebih besar,

·         Keputusan kelompok dapat menghasilkan suatu tekad yang kuat untuk melaksanakan keputusan tersebut,

·         Metode rapat atau kelompok menimbulkan resiko yang lebih efektif dalam proses pengambilan keputusan.

Adapun kerugian metode kelompok diatas ada beberapa pembatasan untuk mempertimbangkannya:

·         Metode kelompok memakan waktu cukup panjang,

·         Metode kelompok atau rapat meminta keahlian atau keterampilan pemimpin,

·         Keputusan kelompok kadang- kadang menggambarkan rata-rata keahlian dalam kelompok, dan

·         Keputusan kelompok dapat membuat kesalahan dalam menghasilkan dugaan.

Daftar Pustaka

http://ekopurnomo1990.blogspot.com/2010/01/pentingnya-komunikasi-yang-efektif-di.html – Buku – Paket Komunikasi Bisnis, Universitas Gunadarma.

https://www.google.com/amp/s/alhafizhahnisa.wordpress.com/2015/06/17/proses-komunikasi-dalam-perusahaan/amp/

UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI DAN CONTOH PERANAN KOMUNIKASI BISNIS

A.   Unsur- unsur Komunikasi

Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:

1.    Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.

2.    Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.

3.    Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.

4.    Penerima atau komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain

5.    Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.

B.   Contoh Proses Komunikasi Bisnis

Pesan bisnis merupakan satu pesan atau surat yang digunakan untuk menyampaikan informasi mengenai penyelenggaraan kegiatan bisnis baik secara tertulis maupun tidak tertulis dari pengirim kepada penerima, bisa perseorangan maupun organisasi.

Didalam komunikasi bisnis sendiri adanya pesan bisnis dianggap penting demi dapat mencapai tujuan bisnis maupun harapan yang ingin dicapai. Tanpa adanya pesan bisnis maka informasi-informasi yang seharusnya disampaikan tidak dapat tersampaikan.

Pesan bisnis sendiri dapat melalui dua macam-macam media komunikasi, yaitu media komunikasi tertulis dan juga media komunikasi lisan. Berikut ini ada beberapa contoh pesan bisnis dalam komunikasi bisnis yang akan dibahas secara lengkap dan jelas.

1.    Surat Penawaran Kerja Sama

Contoh pesan bisnis dalam komunikasi bisnis yang pertama adalah melalui surat. Surat yang dimaksud disini adalah surat yang mengandung informasi-informasi yang berkaitan dengan kegiatan bisnis, baik penawaran kerjasama bisnis maupun penawaran produk yang dihasilkan.

Salah satu contoh yang paling mudah adalah adanya surat penawaran kerjasama, dimana satu perusahaan menawarkan kerjasama dalam suatu bidang tertentu kepada perusahan lainnya yang dianggap masih dalam kegiataan bisnis yang sama.

Penawaran kerjasama ini juga biasanya akan bertujuan untuk memajukan kegiatan bisnis perusahaan secara bersama-sama demi laba yang semakin besar. Surat penawaran ini juga merupakan salah satu contoh pesan persuasif dalam komunikasi bisnis.

2.    E-mail Penawaran Produk

Semakin adanya kemajuan teknologi juga lebih memudahkan pesan-pesan bisnis untuk tersampaikan, salah satunya melalui e-mail sebagai salah satu contoh media komunikasi modern. Salah satu contohnya adalah e-mail bisnis mengenai penawaran produk.

Suatu perusahan melalui divisi marketingnya akan banyak menawarkan produk-produk yang dihasilkannya melalui e-mail. Sebagai contoh seperti banyak perusahaan-perusahaan e-commerce yang akan mengirimkan notifikasi mengenai produk-produk barunya melalui e-mail pada para pelanggannya.

3.    Laporan Perusahaan

Tidak hanya yang berkaitan dengan penawaran kerjasama maupun penawaran produk saja, tetapi laporan-laporan perusahaan, memo perusahaan, dan lain sebagainya yang masih didalam lingkup kegiatan bisnis yang berjalan juga termasuk sebagai pesan bisnis.

Mengapa demikian? Karena didalamnya masih mengandung informasi-informasi mengenai kegiatan bisnis yang berlangsung dalam suatu perusahaan atau organisasi. Oleh sebab itu, laporan perusahaan juga menjadi contoh pesan bisnis yang ada dalam komunikasi bisnis.

4.    Pertemuan atau Pidato

Pernahkah anda datang pada grand launching produk komunikasi seperti handphone? Kegiataan ini banyak dilakukan oleh perusahaan apple atau samsung yang ingin melunjurkan produk terbaru mereka. Melalui pertemuan yang dilakukan tersebut, didalamnya juga sebenarnya terdapat pesan bisnis yang disampaikan dimana juga bertujuan untuk mempengaruhi audience untuk membeli produk terbaru mereka.

Pidato yang disampaikan mengenai kualifikasi atau informasi-informasi mengenai produk-produk terbaru mereka yang akan diluncurkan juga merupakan suatu pesan bisnis melalui media komunikasi lisan.

5.    Telemarketing

Tidak hanya melalui suatu pertemuan atau pidato saja, media komunikasi lisan juga banyak digunakan untuk penyampaian pesan bisnis seperti melalui telemarketing.

Jadi suatu perusahaan biasanya akan memiliki divisi telemarekting sendiri yang bertujuan untuk menawarkan produk kepada konsumen maupun mengajukan kerjasama dengan perusahaan lain yang dilakukan melalui telfon.

Gambar 1.1 Konsep Komunikasi Interpersonal

Oleh Adi Irawan

Referensi

·         http://lindaratnasari.blogspot.com/2014/03/komponen-komunikasi.html?m=1

·         Wiryanto, DR., 2006. Pengantar Ilmu Komunikasi. Cetakan Ketiga. Jakarta: PT Grasindo.

·         https://pakarkomunikasi.com/contoh-pesan-bisnis-dalam-komunikasi-bisnis/amp